Informática para administradores de fincas: la documentación de tus comunidades, protegida y siempre a mano

Actas, convocatorias, cuentas bancarias, contratos de mantenimiento y datos de cientos de propietarios. Tu trabajo se reparte entre el despacho, la calle y las juntas. Te damos un entorno seguro y accesible desde cualquier sitio, con todo respaldado.

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¿Te suena?
Es jueves por la noche, la junta de vecinos es mañana a las 19:00 y el acta anterior está en el portátil que se ha quedado sin arrancar esta mañana. Te quedan dieciocho comunidades por convocar esta semana.

El problema

Lo que suele fallar, y casi nunca se ve hasta que es tarde

Muchas comunidades, muchos datos de terceros

Propietarios, cuentas de la comunidad, contratos y documentación de cada finca. Cuantas más administras, más información ajena custodias y más exposición tienes.

Trabajas fuera del despacho

Juntas, visitas y reuniones obligan a acceder a documentación desde el móvil o el portátil en la calle, y eso multiplica los riesgos si no está bien resuelto.

El portátil es tu archivo

Si la documentación vive en un equipo, una avería o un robo te deja sin actas ni expedientes justo cuando tienes una junta.

Personas que entran y salen del equipo

Colaboradores y personal que cambian, y accesos que nadie revisa, dejan abierta información de comunidades que ya no deberían ver.

Cómo lo resolvemos

Una tecnología que no se nota, hasta que la necesitas

Documentación centralizada con Exocloud

Todos tus expedientes en un único entorno protegido, accesible desde el despacho, casa o una junta, con cada persona viendo solo lo que debe.

Copias de seguridad automáticas

Actas, contabilidad y contratos respaldados sin que tengas que acordarte, y recuperables si algo falla.

Soporte técnico cercano

Un equipo que responde rápido, sin que tengas que ser informático ni dedicar tu tiempo a resolver problemas técnicos.

Correo y herramientas profesionales

Google Workspace configurado para comunicarte con propietarios y proveedores con seguridad y con una imagen profesional.

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Clientes

Una empresa de tu sector donde ya trabajamos

Datos de propietarios y comunidades

Los administradores de fincas tratan datos personales de propietarios y suelen actuar como encargados del tratamiento de las comunidades. El RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, entre ellas controlar los accesos y poder recuperar la información tras un incidente.

Conviene tener por escrito quién accede a qué, y poder demostrar que existen copias de seguridad y medidas de protección, tanto ante una reclamación como ante una inspección.

Preguntas frecuentes

Dudas habituales de administradores de fincas

¿Cómo debe un administrador de fincas proteger los datos de los propietarios?

Con control de accesos, copias de seguridad, equipos protegidos y actualizados y un entorno de trabajo centralizado en vez de documentos repartidos por portátiles y móviles. Debe poder demostrar que aplica medidas adecuadas al riesgo.

¿Puedo acceder a las actas y documentos desde una junta o desde la calle?

Sí. Con un escritorio virtual accedes a tu documentación desde cualquier dispositivo con conexión, con acceso controlado, sin llevar los archivos descargados en el equipo.

¿Qué hago si pierdo el portátil o me lo roban?

Si la documentación está en un entorno centralizado y no en el equipo, no pierdes el trabajo ni expones los datos: bloqueas el acceso y continúas desde otro dispositivo.

¿Trabajáis con despachos pequeños, con pocas personas?

Sí. Adaptamos el servicio al tamaño del despacho, desde un administrador que trabaja solo hasta equipos con varias personas.

¿Hablamos de tu caso?

Cuéntanos cómo trabajas y qué te preocupa. Te respondemos con un primer diagnóstico, sin compromiso y sin tecnicismos.

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